La semana pasada empecé mi segundo grado universitario. Después de la experiencia en Arquitectura, los dos másters y la inacabada tesis doctoral, pensaba que sería como dar un paseo por el parque. Sin embargo, no ha sido así, y quiero compartir con vosotros mi último descubrimiento.

El grado se llama Gestión de Información y Documentación Digital, y decidí cursarlo de manera semipresencial. Esto significa que hay una clase por asignatura cada quince días, por lo que la gran mayoría del trabajo se hace en casa.

Los profesores cuelgan una guía de trabajo por tema con las fechas de entregas, además de lecturas recomendadas y obligatorias, actividades, foros de discusión y un largo etc. Cada asignatura, su estructura, sus requerimientos, sus plazos… Aunque ya haya pasado tu etapa universitaria, imagínate esto como un enorme proyecto de complejidad inabarcable sin un sistema de planificación.

Mi primer intento de organizar el resto del semestre fué a base de una agenda física. Diseñé un plan semanal, lo imprimí y me dispuse a apuntar toda la información religiosamente, día tras día, semana tras semana. Rápidamente la tarea se volvió monstruosa e imposible, había demasiada información y el sistema era ineficiente.

Al borde de la desesperación, me acordé de Trello. En la biblioteca de mi antigua facultad, el equipo lo utilizaba para coordinarse y organizar proyectos de investigación.

De forma muy resumida, Trello funciona como un conjunto de tableros, donde cuelgas listas formadas por tarjetas. ¿Parece complicado? Vamos paso por paso.

Primera página de Trello, con la visualización de todos los tableros.

En mis tableros personales, he diferenciado el primer y segundo semestre del primer año. Los tableros de Trello son tremendamente flexibles, puedes agrupar uno o varios proyectos en cada uno de ellos, compartirlos con otras personas y ver las acciones que lleva a cabo cada miembro… Un sinfín de posibilidades. Para esta entrada, me limitaré a explicar cómo lo utilizo para mis estudios.

Dentro del tablero semestral, he creado 7 listas:

  • Asignaturas
  • Tareas
  • Hacer esta semana/futuro
  • En proceso
  • Hecho
  • Horario
  • Formato trabajos

1. Asignaturas

La primera lista sirve como referencia para el resto del tablero. He identificado cada asignatura con una abreviatura y un color (asignando una etiqueta). Estos mismos colores los utilizo en Google Drive y Google Keep, donde guardo los documentos y notas relacionadas con la materia. Además, en cada tarjeta se puede añadir información relevante sobre la asignatura, como el correo y horarios de consulta del profesor.

Dentro de cada tarjeta, podemos añadir la información que necesitemos consultar de nuevo.

2. Tareas / Hacer esta semana / En proceso / Hecho

Las siguientes cuatro listas componen el workflow o flujo de trabajo. Cada tarjeta representa una tarea o proyecto, por ejemplo, estudiar un tema o hacer un comentario de texto. Añadiremos el color asignado a cada tarjeta para identificar rápidamente la asignatura a la que pertenece y la fecha límite de que disponemos.

Cada semana, elegiremos las tarjetas que queremos completar, y las moveremos a la lista siguiente (Hacer esta semana / futuro), simplemente arrastrándolas de una lista a otra.

Dentro de cada tarjeta de tarea o proyecto, podemos insertar una lista de tareas o checklist antes de empezar a trabajar. Una vez nos ponemos manos a la obra, la tarjeta se mueve a la lista “En proceso”, donde podemos ver el progreso de nuestro proyecto cada vez que completamos una tarea de la lista. Al completar el proyecto, arrastraremos la tarjeta hasta la última lista, “Hecho”, para controlar que no nos dejamos nada por el camino.

3. Horario / Formato de trabajos / …

Las últimas dos listas también funcionan como referencia. En la lista “Horario” he creado una tarjeta por cada sesión, con su fecha y hora. De manera que al activar el calendario de Trello (eligiendo previamente el power-up “calendario”, en el menú del tablero), aparecen junto con las entregas pendientes.

La lista “Formato de trabajos”, es sólo un ejemplo de listas para guardar información relevante que hay que consultar una y otra vez. Como ves, Trello ofrece infinitas posibilidades de organización.


Si todavía no te he convencido para probar Trello, déjame que te explique algo:

Estoy totalmente en contra de los sistemas de organización complicados. Durante los seis años de la carrera de Arquitectura me organicé con cuartillas de papel donde anotaba listas de tareas. Entonces era mucho más fácil, ya que trabajaba en un solo proyecto por asignatura durante meses.

Al empezar la carrera a distancia, me dí cuenta de que tenía que crear un sistema nuevo y sabía que si lo hacía demasiado complejo, lo dejaría a los pocos días. La versión que explico en esta entrada es real, y (al menos para mí) funciona. Llevo un control total sobre lo que tengo que hacer, acabo las entregas días antes del final del plazo y no me olvido de nada. ¡Un récord!

Espero que os sirva, si no es para la universidad, para aquél proyecto que lleváis posponiendo tanto tiempo…

E.

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